星期六, 1月 13, 2007

word的格式與樣式

Major John @ 星期六, 1月 13, 2007
之前還在唸書的時候,有學妹要我用實驗室的印表機幫他印報告,他丟給我一個word檔。我打開檔案一看,差點沒暈倒。裡面一堆用一些全形和半形的空白鍵來隔開他想要空出的地方。比如說每個段落前的縮排之類的。

如果你用word來編輯文件,依舊用一堆空白鍵和Enter來隔開文字段落的話,那不如用記事本去編輯。Word最強的地方也是最方便的地方就是他對文件排版上的方便。可以統一一次把一整個文件排的好好的。前提是,你要知道怎麼設定「段落」或用「樣式與格式」這樣的功能。在文章裡面有一堆空白鍵的地方,會造成編輯文件的困難,如果你的文件有十幾二十頁,編輯到一半發現想要更改某個屬性,你就得一個一個一一去改每個段落,非常不方便。這也就是我想寫這篇文章的第一個原因了。


(圖一)

在你想要設定的段落上,「圈選起來,按右鍵>段落」,不然就是在「格式>段落」裡設定也是一樣的。


(圖二)



1.縮排,設定每段在左邊或右邊各縮幾個字元。如果想要每個段落的第一行最前面縮排兩個字,就要在「指定方式」那選擇「第一行」,出來的效果就像是中文文章常常會用的效果,第一行空兩個字。避免用手動加入空白鍵來當縮排。

2.段落間距,設定每個段落之間的距離,而不要像圖一那樣,每個段落之間都用Enter來隔開。

如果你想把段落裡的每一行之間的距離縮到最小,在段落間距已經設定到最小了還是不夠小,那你可以把「文件格線被設定時,貼齊格線」前面的勾勾取消掉。

用「段落」的設定來編排每個段落的屬性非常基本也非常重要。但是,如果你的文件有上百頁呢?要一段一段都來個右鍵>段落這樣嘛?累死了~這時候「樣式與格式」就非常有用了。

「格式>樣式與格式」點選後,word視窗旁邊會出現一個框框,圖三。

(圖三)這文件裡面所有的段落屬性。

2.顯示,可以選擇觀看什麼樣的樣式。通常我都是選「可用樣式」啦!我只想看到我已經在文件裡設定的屬性有哪些。

3.新樣式,按這裡可以新增自己訂定的樣式在裡面,名稱可以自己命名,自己看得懂就好了。

假設在「內文」這按右鍵

1.「選取相同設定」,會把整分文件內,屬於這個「內文」設定的屬性全部選取。當文件很龐大時,又想要更改所有屬於「內文」屬性的段落的話,可以用「選取相同設定」來一次選取。

修改,修改「內文」的屬性。


(圖四)

1.最基本的段落設定。
2.格式,裡面可以選擇諸如字型、段落、定位點…等等的格式設定。如word的定位點的段落也是可以用格式與樣式來訂定哦。

接下去的排版工作,只需要把文字打一打,一段後圈選起來,然後在圖三那個框框裡「內文」按一下,就可以把被圈起來的那一段文字的屬性,全都變成「內文」了。很方便吧?!排版非常輕鬆。

如果你在寫文章的當中又想要更改某個段落的屬性,只要去「樣式與格式」框框裡面更改那個屬性的按鈕就好了。

例如,我把我的論文撰寫需要哪些排版設定好,



(圖五)

如果我要編輯那段有公式的段落,我只要按「公式定位點」(名稱是我自己取的),那一個段落就可以打公式,然後按「Tab」鍵去隔開公式與編號的距離了。參考word的定位點設定一文,寫這篇文章的第二個目的。論文裡面難免一堆圖和表,那些用來敘述圖表的文字屬性,我也分別都設定在這裡了(表文、表說文字),我只要寫完文字,再按按鈕就可以把屬性設定好了。多方便啊~~

用「樣式與格式」不只方便,還可以用來做目錄的設定。

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