星期六, 4月 18, 2009

用Google文件試算表來做問卷

Major John @ 星期六, 4月 18, 2009
「Google文件」是Google的線上文書服務,感覺有點像線上版的Office就是了。

不過,尺有所短寸有所長,線上版的是隨時隨地都可以編輯(只要有網路的地方),不過他的功能當然不會比單機版Office軟體還要豐富啦!

這裡要用Google文件裡面的試算表來做簡易的問卷。問部門的大家聚餐地點要選在哪裡,順便做個統計。


建立表單/問卷



step1 從Google首頁登入你的帳號之後,網頁的最上方有Google自家服務的快捷連結,Google文件在「更多」裡面。(Google的各項服務頁面頂端都有這種快捷連結)

step2 在這裡新增一個試算表的文件,長得有點像M$ Office的Excel,但其實他的名稱spreadsheets。從這裡你也可以看到Google文件也有類似Word的「文件」、類似powerpoint的「簡報」功能,其實還可以上傳PDF檔,只是這不是我們這邊要講的內容,先跳過~

step3 開啟了新的試算表之後,你看它真的很像Excel吧!?它的基本功能跟Excel相似度少說也有90%,學習的門檻低了許多。更酷的是,它的「建立表格」功能,就是這裡要講的填問卷啦!Excel用巨集的方式也辦得到,不過門檻就比較高了,Excel人人會用,可巨集可不是人人會寫啊!囧

如果你只是要「建立表格」的話,其實在step2的時候可以直接選新增「表格」也是一樣的啦。


step4 這個畫面就是本文的大重點了。
  • 無標題表單:在這裡填入這問卷的標題。
  • 您可以加入任何協助其他人填寫此表格的文字或資訊:簡短的解說一下這個問卷是要幹嘛的。
  • 您可以在這裡檢視發佈的表單:畫面最下面的超連結就是這個問卷的網址,要請別人填問卷,就丟這個網址囉。

這裡針對你要發問的問題特別說明,[問題標題]、[說明文字]這兩個項目應該可以望文生義吧?

讓這個項目成為必要問題: 勾選之後,受測者一定要填這個項目才能完成問卷。

這個問題的答案項目填完之後就按[完成]就好了。

每個問題項目的右上角都有這三個圖示,一支筆的圖示是[編輯],編輯這個問題;垃圾桶的圖示是刪除這個問題。


問題類型],從這下拉式選單可以看到有提供好幾種類型的可以選擇,當你選擇不同的問題類型,會跳出相對應的格式讓你填:
  • 文字:只要別人填幾個文字時可用,如上圖;
  • 段落文字:可以讓人填個長篇大論的文字;

  • 複選:這個名稱我有點不能接受,其實他是「單選」吧?你可以列好幾個選項,然後受測者從這幾個選項裡選其中一個。「新增其他」這個選項,會在問卷上這題放一個空格讓受測者自填他的答案;

  • 核取方塊:這個我覺得才是「複選」,列出好幾個選項,受測者可以從這幾個選項裡選好幾個答案,王品、陶板屋、桂田中信酒店受測者都可以同時選擇;

  • 從清單中選擇:這跟「複選」的功能類似,只是變成下拉式選單的方式讓受測者填罷了;

  • 比例(1-n):這個我沒用過ㄟ~囧~應該是評等用的吧?
以上的每種問題類型,每個問題選項後面都有個x,可以讓你取消那個答案項目。


如果還有很多問題項目要問,可以在畫面左上角的「新增問題」來新增新的問題。

以上,一個基本的問卷就設計完啦!
可以去瞧瞧這個問卷長怎樣:超連結


統計問卷資料

回到原本的試算表的畫面,
第一列會自動產生你所列的每個問題標題,當受測者填完問卷之後,每個答案都會自動跑到每個標題下,一列一列堆疊起來。

如果我們要統計去哪家餐廳的人的票數,就都在C欄囉。只要算出C欄裡有多少陶板屋、有多少王品、有多少桂田中信酒店就好了。

在任意空白的儲存格作統計,我在F2儲存格裡key in了
=COUNTIF(C:C,"王品")
這個函數。這裡只需要這個函數就夠了:COUNTIF

它的意思是:count if,望文生義,如果符合哪個條件就計算(就算進去)。

需要輸入的參數,
  • 第一個是[範圍],你要它統計的是從哪個儲存格到哪個儲存格,這裡是整個C欄嘛!「C:C」就是整個C欄的範圍。
  • 第二個就是[條件],要符合哪個條件才計算進去呢?就是儲存格裡面的資料是[王品]這個字串。
同理,你要知道C欄裡面有多少儲存格是「陶板屋」就key in
=COUNTIF(C:C,"陶板屋")
依此類推。
這個函數用法跟Excel裡的一模一樣。
如果你的選項是單選的項目,用COUNTIF就可以搞定了,如果是複選的項目,就比較麻煩了。要用其他函數,不過這裡先不介紹,有需要我再寫。
其實E欄是不用列出王品、陶板屋、桂田中信酒店之類的答案的,我會寫上去是因為,我要作圖。是伏筆,哈~這裡要破梗了。
在上面的功能表的【插入】=>【圖表】裡,Google文件提供畫圖表的功能咧。
Google文件提供好幾種常見的圖表,你可以自己慢慢玩,反正設定也就只有那幾個,想多也沒法多了。哈~
這裡我要用的是立體的長條圖,
  • 哪些資料:可以圈選要作圖的資料範圍;
  • 使用「E」欄作為標籤:這就是上個步驟的伏筆啦,在E欄寫那三個答案就是要在這裡當成標籤用的。
這樣就全部完成了。
發佈結果
基本上流程如同上述,那樣就是完整的結果了。
如果你想將這個投票結果show給大家看,那就要發佈這個試算表囉。
試算表的頁面右上角有個[共用]的選項,選擇[以網頁發佈]。
按[立即發佈],就可以了。
  • 有變更時自動重新發佈:因為填問卷的結果是動態的,一直都會有人陸陸續續填,試算表裡面的結果會一直變動。勾選這個選項可以自動更新試算表的內容。勾選完之後還要點一下[重新發佈文件]。
  • 哪一部分?:這個可以選擇你要發佈的工作表是哪一個,不一定要整個文件都發佈出去。
打完收工。這樣就是完整的問卷了!

1 則留言:

  1. 哇~~寫的真好!!太有幫助了!!
    感謝大大的分享!!

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